ใบกำกับภาษีอย่างย่อร้านอาหาร ต้องมีอะไร ออกจากเครื่องไหน

ร้านอาหารที่เริ่มใช้เครื่องขายหน้าร้านมักเจอคำสามคำที่ดูคล้ายกัน — ใบเสร็จ ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใบกำกับภาษีเต็มรูป — และคำถามที่ตามมาคือ "ร้านฉันต้องออกแบบไหน แล้วเครื่องออกให้ได้ไหม" บทความนี้แยกให้เห็น และเล่าว่าเครื่องแคชเชียร์ของเราจัดการเลขที่ การยกเลิก และการเก็บเอกสารอย่างไร

ใบเสร็จ อย่างย่อ เต็มรูป — ต่างกันตรงไหน

ใบเสร็จรับเงิน คือหลักฐานว่าได้รับเงิน ร้านที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ออกใบเสร็จธรรมดา ไม่มีคำว่า "ภาษีมูลค่าเพิ่ม" บนกระดาษ

ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ออกได้เฉพาะร้านที่จดทะเบียน VAT และเป็นกิจการค้าปลีก/ให้บริการรายย่อยที่ขายให้ผู้บริโภคทั่วไป เช่น ร้านอาหาร โดยทั่วไปต้องมีคำว่า "ใบกำกับภาษีอย่างย่อ" ชื่อหรือชื่อย่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของร้าน เลขที่และวันที่ รายการสินค้า ราคารวมที่มีข้อความแสดงว่ารวม VAT แล้ว — ลูกค้าที่รับใบนี้นำไปขอคืนภาษีซื้อไม่ได้

ใบกำกับภาษีเต็มรูป คือใบที่ลูกค้าธุรกิจขอ เพราะใช้เครดิตภาษีซื้อได้ ต้องมีข้อมูลของผู้ซื้อด้วย — ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสาขา — รวมถึงแยกยอดก่อน VAT และยอด VAT ให้เห็น

ร้านที่จด VAT จึงออกใบอย่างย่อเป็นค่าเริ่มต้นทุกบิล และออกใบเต็มรูปเมื่อลูกค้าขอ ร้านที่ไม่จด VAT ออกใบเสร็จรับเงินอย่างเดียว ระบบของเรารู้จากการตั้งค่าร้านว่าจด VAT หรือไม่ และเปลี่ยนหัวกระดาษกับการคำนวณให้เอง

เลขที่ต้องรันต่อเนื่อง และทำไมเครื่องเดียวถึงออกได้

หลักที่สรรพากรยึดคือเอกสารต้องเรียงเลขต่อเนื่อง ตรวจย้อนกลับได้ และแก้ไม่ได้ ระบบของเราจึงตัดสินใจสามอย่าง:

1. เลขที่รันต่อร้านต่อเนื่อง ในรูปแบบ รหัสร้าน-ปีเดือน-เลขห้าหลัก และออกได้จากเครื่องแคชเชียร์เครื่องเดียว ของร้านเท่านั้น — ไม่ใช่จากมือถือพนักงานหรือหลังบ้าน เพราะเมื่อมีเครื่องเดียวที่ออกเลข เลขจะไม่ชนกันแม้เครื่องจะออฟไลน์ทั้งวัน (มือถือพนักงานทำได้แค่สั่ง ไม่มีปุ่มปิดบิล)
2. เอกสารที่ออกแล้วแก้ไม่ได้ ไม่มีปุ่มแก้ยอดบนใบกำกับภาษีที่พิมพ์ไปแล้ว ถ้าผิด ให้ยกเลิกด้วยใบลดหนี้ที่อ้างเลขใบเดิม ใบเดิมยังอยู่ในระบบพร้อมสถานะว่าถูกลดหนี้แล้ว รายงานยอดขายจึงยังตรงกับเอกสาร
3. เก็บไว้ 5 ปี บิลและเอกสารภาษีไม่ถูกลบตามรอบล้างข้อมูลอื่น (รูปสลิปมัดจำถูกลบหลัง 90 วัน แต่เอกสารภาษีไม่) และร้านลบเองไม่ได้ แม้ร้านจะเลิกใช้ระบบ ผู้ดูแลระบบจะไม่ลบร้านที่มีเอกสารภาษีค้างระยะเวลาเก็บ

เพราะข้อที่สาม ร้านที่ "เปิดใช้เครื่องแคชเชียร์จริง" และออกเอกสารภาษีแล้ว จะถูกนับว่าเป็นร้านจริงถาวร — ร้านทดลองในระบบของเราถูกตั้งไม่ให้ออกเอกสารภาษีได้ด้วยเหตุนี้

ตั้งค่าอะไรบ้างก่อนออกใบกำกับภาษีใบแรก

ในหลังบ้านของร้าน หัวข้อเอกสารภาษี:

• จดทะเบียน VAT หรือไม่ — สวิตช์ตัวเดียวที่เปลี่ยนทั้งหัวกระดาษและการคำนวณ
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก และชื่อนิติบุคคล (หรือชื่อผู้ประกอบการ) ตามที่จดไว้
• สาขา — สำนักงานใหญ่คือ 00000 สาขาที่สองคือ 00001 ตามใบทะเบียน ร้านหลายสาขาต้องตั้งให้ตรงต่อสาขา
• ข้อความหัว/ท้ายใบเสร็จ เช่น ที่อยู่ เบอร์โทร คำขอบคุณ
• โหมด VAT ของเมนู — ราคาที่ตั้งรวม VAT แล้ว (INCL ค่าเริ่มต้นของร้านอาหาร) หรือยังไม่รวม (EXCL) ระบบคำนวณ VAT 7% แยกให้ตามโหมด

ค่าบริการ (service charge) ถ้าร้านเก็บ ตั้งเป็นเปอร์เซ็นต์ ระบบใส่เป็นบรรทัดแยกและคิด VAT บนค่าบริการด้วยตามหลักทั่วไป

ลูกค้าได้ใบเสร็จอย่างไร: กระดาษ QR และใบเต็มรูปหลังรหัส

ทุกใบเสร็จที่พิมพ์มี QR พิมพ์อยู่ท้ายใบ ลูกค้าสแกนเพื่อเปิดใบเสร็จฉบับดิจิทัลบนมือถือ บันทึกเก็บไว้หรือส่งต่อให้บัญชีได้ ร้านที่ไม่อยากพิมพ์กระดาษให้ลูกค้าทุกคน ให้ลูกค้าสแกนจากจอลูกค้าของเครื่อง POS แทนได้

ใบกำกับภาษีเต็มรูปมีข้อมูลผู้ซื้อ (ชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี) จึงไม่ควรเปิดได้จากใครก็ตามที่เดาลิงก์ถูก ระบบจึงใส่รหัสสุ่มไว้ในลิงก์ของเอกสารทุกใบ — รหัสนี้สร้างบนเครื่องแคชเชียร์ตอนปิดบิล (ซึ่งอาจไม่มีเน็ตอยู่) และพิมพ์ลงใน QR เลย ไม่มีรหัสเปิดไม่ได้ และหน้าเอกสารถูกตั้งไม่ให้เครื่องมือค้นหาเก็บ

เมื่อลูกค้าขอใบเต็มรูปหลังจ่ายเงินไปแล้ว พนักงานเรียกบิลนั้นขึ้นมาแล้วกด "ออกใบกำกับภาษีเต็มรูป" ใส่ข้อมูลผู้ซื้อ ระบบออกเอกสารใหม่อ้างใบย่อเดิม ไม่ต้องยกเลิกบิล ข้อมูลผู้ซื้อเก็บเป็นส่วนของเอกสารใบนั้นเท่านั้น ไม่สร้างบัญชีลูกค้า

ยกเลิกบิลที่ออกเอกสารแล้ว เกิดอะไรขึ้น

สมมติโต๊ะ 7 ปิดบิล 1,280 บาท ออกใบอย่างย่อเลขที่ 00123 แล้วลูกค้าทักว่าคิดเบียร์เกินหนึ่งขวด พนักงานไม่สามารถแก้ตัวเลขบนใบ 00123 ได้ สิ่งที่ทำได้คือออกใบลดหนี้อ้างเลข 00123 ระบุรายการที่หักออก (เบียร์ 1 ขวด) ยอดขายสุทธิของวันจะลดลงตามใบลดหนี้ และรายงานเมนูขายดีจะนับเบียร์น้อยลงหนึ่งขวดด้วย เพราะคำนวณจากบรรทัดบนเอกสารจริง

การยกเลิกทั้งบิลก็เป็นใบลดหนี้ที่ครอบทุกรายการ ทั้งใบเดิมและใบลดหนี้อยู่ในรายการเอกสารของวันนั้น พร้อมผู้ทำและเวลาในบันทึกกิจกรรม ผู้ตรวจสอบย้อนดูได้ว่าใครยกเลิกอะไรเมื่อไร

ร้านที่ยังไม่จด VAT ต้องทำอะไร

ตั้งสวิตช์ VAT เป็น "ไม่จดทะเบียน" ระบบออกใบเสร็จรับเงินที่มีเลขรันต่อเนื่องเหมือนกัน ไม่มีคำว่าภาษีมูลค่าเพิ่ม และไม่คำนวณ VAT ตัวเลขยอดขายรายวันจึงเป็นยอดที่ร้านได้จริง เมื่อร้านโตจนต้องจดทะเบียน เปิดสวิตช์แล้วใส่เลขผู้เสียภาษี บิลตั้งแต่วันนั้นจะเป็นใบกำกับภาษี โดยเลขเอกสารยังรันต่อจากเดิม

ข้อควรรู้: ร้านที่ไม่จด VAT แต่มีลูกค้าบริษัทขอ "ใบกำกับภาษี" ออกให้ไม่ได้ (ไม่มีสิทธิ์ออก) ให้ออกใบเสร็จรับเงินที่มีชื่อผู้ซื้อแทน ระบบรองรับการใส่ชื่อผู้ซื้อบนใบเสร็จธรรมดาเช่นกัน

เช็กลิสต์ก่อนวันแรก

1. ตั้งสวิตช์ VAT เลขผู้เสียภาษี ชื่อนิติบุคคล และสาขา ให้ตรงใบทะเบียน
2. ตั้งโหมด VAT ของเมนู (ราคารวมหรือไม่รวม) ให้ตรงกับป้ายราคาที่ลูกค้าเห็น
3. ปิดบิลทดสอบหนึ่งใบบนเครื่องแคชเชียร์ ดูหัวกระดาษ เลขที่ และ QR แล้วออกใบลดหนี้ยกเลิกใบนั้น — จะได้เห็นทั้งสองเอกสารในรายงาน
4. ตั้งว่าใครมีสิทธิ์ออกใบลดหนี้ (ปกติเจ้าของร้านและผู้ดูแลการเงิน)
5. บอกนักบัญชีว่าดาวน์โหลดรายการเอกสารเป็น CSV ได้จากหลังบ้านทุกเดือน

รายละเอียดการตั้งค่าและตารางข้อความอยู่ในคู่มือเอกสารภาษี ฝั่งลูกค้าดูใบเสร็จของฉัน และภาพรวมของ POS ที่ออกเอกสารตั้งแต่บิลแรกอยู่ที่TABLEZUPS สำหรับร้านอาหาร